Estás apasionado por la hostelería y los tuyo es emprender, estupendo; ahora, además, se trata de que el negocio funcione. Y no depende solamente de lo bueno que seas en los fogones o tras la barra. Se trata también de tener controlados los presupuestos de ingresos y de gastos.
El elemento central en una buena gestión hostelera es, junto al plan de negocio, el plan económico-financiero, una herramienta para tener controlados detallitos como cuánto te cuesta abrir y mantener el negocio o su rendimiento, principalmente. También sirve como hoja de ruta para las necesidades de inversión, las opciones de financiación, la realización del balance y para tomar decisiones estratégicas fundadas en cuentas sólidas.
Pero de momento vamos a centrarnos en la cuestión de los presupuestos. Para intentar hacernos un mapa mental, echaremos un vistazo general a los presupuestos de ingresos y de costes, los principales conceptos implicados y las proporciones adecuadas para que todo vaya viento en popa.
Presupuesto de ingresos: las ventas
Hay tres grandes factores a tener en cuenta a la hora de establecer un presupuesto de ingresos: estacionalidad, ocupación y ticket medio. Todos ellos se basan en nuestras ventas; si hablamos de un nuevo negocio, este presupuesto será principalmente estimado y deberemos ajustarlo con la experiencia.
- Estacionalidad: Se trata de las variaciones del volumen de negocio a lo largo del tiempo, debidas al clima, el emplazamiento o la existencia de eventos. El número de comensales puede (suele) variar del mediodía a la noche, de los días de diario al fin de semana, del invierno al verano…
- Ocupación: Esta es la proporción entre cubiertos/productos/servicios vendidos y los que podemos vender. Es difícil aventurar cifras exactas, pero es importante intentarlo con tres supuestos (probable, optimista y pesimista). El número de plazas, la gestión de las reservas, la rotación de mesas, el ritmo de cocina, los horarios… Todos ellos son factores a tener en cuenta.
- Ticket medio: Una de esas cosas de las que todo el mundo habla, pero que pocos sabemos definir. Es el gasto promedio de un cliente en nuestro negocio (facturación/número de clientes); podemos refinar nuestro presupuesto de ventas desglosándolo (comida y bebida, almuerzos y cenas, barra y terraza…).
Presupuesto de gastos: directos e indirectos, fijos y variables
Vamos con los costes, que son muchos (se pueden clasificar en fijos y variables, o en directos e indirectos). Así, diferenciaremos varias partidas de manera independiente:
- Materia prima: es el coste directo por antonomasia, y es variable. Puede calcularse individualmente mediante el escandallo o calculando el consumo global. El coste de la materia prima debería rondar el 25 % en la cocina y el 40 % en la bodega.
- Personal: un coste indirecto, que puede ser fijo o variable. Se compone del coste real de los salarios (incluyendo aportaciones a la Seguridad Social, descontando deducciones), pero también uniformes, formaciones, etc.
- Arrendamiento: otro coste indirecto, esta vez fijo. Se calcula anualmente, y como regla general no debería superar el 5% de los ingresos anuales.
- Gastos generales: suministros (electricidad, agua, gas, etc.), servicios de empresa externas, marketing, vehículos, seguros, mantenimiento… En fin, hay un montón de “otros gastos fijos” (que pueden ser variables en ciertos casos o momentos, como por ejemplo en una campaña publicitaria).
- Financiación: aquí podríamos englobar los gastos directamente relacionados con la financiación de activos, es decir, con la devolución de las cuotas de préstamos y los intereses asociados, pagos pendientes a proveedores, leasing…
¿Cuál sería un presupuesto equilibrado en hostelería?
Buena pregunta, pero que no tiene una respuesta igual de buena (qué pena). Una vez más, depende de tu modelo de negocio y de sus características.
Esta sería una estructura de costes saludable con respecto a las ventas: un tercio en materia prima, un tercio en personal y un sexto en gastos generales. La sexta parte restante es el llamado “margen de distribución” (lo que te queda antes de impuestos y amortizaciones).
Con todo esto, ¡ya puedes ponerte con la cuenta de resultados! Que tengas suerte sumando y restando…
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